El Plan de Comunicación, el Calendario de Acciones y el Presupuesto de tu Proyecto Musical

portada-plan-de-comunicacion-plan-de-accion-presupuesto-para-tu-proyecto-musicalHa llegado el momento de cerrar el ciclo de artículos dedicados a la elaboración de un Dossier para tu Proyecto Musical.

 

Como vengo comentando en los anteriores Post, no es un Dossier comercial; más bien es un documento que además de ayudarte como guía, te servirá para conseguir aliados estratégicos, financiación o patrocinadores para tu proyecto.

 

En el siguiente enlace tienes un resumen del mismo Cómo desarrollar por escrito el Dossier para tu Proyecto Musical.

 

Aunque lo que me resta contarte sobre el documento, quizás son los puntos más divertidos y creativos, como es crear tu Plan de Comunicación y el calendario de acciones.

 

También me falta explicarte cómo elaborar el presupuesto para tu proyecto musical.

 

Como habrás podido comprobar y tal y como te avisaba en el anterior artículo, Haz latir el corazón de tu proyecto musical, los puntos que voy a tratar son vitales para el mismo.

 

Si no eres capaz de planificar una serie de acciones que comuniquen a tu público el valor que le vas a aportar, no servirá de nada todo el esfuerzo que hayas invertido con anterioridad.

 

Además necesitas calcular tus necesidades financieras para así poder implementar tu calendario de acciones.

 

Como ves, este Dossier no tiene desperdicio, todos los puntos son muy importantes y debes prestar mucha atención.

 

El Plan de Comunicación para tu Proyecto Musical

 

Creo que no tengo que justificar la importancia que hoy en día tiene el entorno On Line para promocionar cualquier proyecto y tampoco cómo las Redes Sociales han revolucionado el mundo de la comunicación y son el canal perfecto para llegar a tu público objeto.

 

Por lo que sí o sí, tendrás que pensar en crear un plan de comunicación tanto en el entorno digital como en el Off Line y además ambos deberán tener coherencia.

 

No pueden ir por separado.

 

Aunque lo primero que deberías hacer en este sentido, es crear tu marca si es un proyecto nuevo o plantearte un rebranding, en el caso de tener ya una creada, pero no deseas el posicionamiento alcanzado con la misma.

 

Como en este artículo no tengo espacio para explicarte la manera y forma de crear una marca, te animo a que leas esta Guía para la Creación de una Marca  de la web Marketing de Contenidos.

 

Respecto a la Promoción Digital, también voy a facilitarte un caso de éxito muy completo que lo explica en su Blog el experto en Marketing Digital Miguel Galdón, Promocionar conciertos y eventos musicales con éxito.

 

Asimismo y dependiendo del proyecto, también tendrás que implementar un Plan de Comunicación Off Line. Normalmente si le has vendido un concierto a un teatro o festival, serán ellos mismos quien lo planifiquen.

 

Aunque si te has animado a crear tu propio festival, tendrás que ser tú mismo quien lo haga y ya te aviso de que no es una tarea fácil. Si dispones de recursos, te sugiero que contrates los servicios de una agencia profesional externa para que diseñen el mismo.

 

En lo que a mi se refiere, me centraré en ayudarte en el apartado de ventas y de Patrocinio.

 

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Hagas el proyecto que hagas, necesitas clientes a los que tendrás que ofertar tus productos y Servicios.

 

Si tu proyecto musical es un grupo de Música, necesitarás buscar conciertos.

 

Si es un Festival, asistentes y Patrocinadores. O si es un Curso de Verano, alumnos.

 

Por lo que lo primero que voy a hacer, es explicarte muy brevemente cómo confeccionar un Plan de Ventas.

 

El Plan de Ventas para tu Proyecto Musical

 

Antes de nada tendrás que sumergirte en tu mercado. Explorar el entorno que rodea a tu Proyecto y seleccionar el perfil o perfiles de clientes a los que más valor puedes aportar.

 

Una vez los tengas identificados, te animo a que los agrupes por zonas geográficas, datos demográficos,…

 

Segmentar tu mercado es absolutamente imprescindible para así diseñar y preparar la oferta comercial que más se ajuste a las necesidades de éstos.

 

Una vez tengas preparada tu oferta comercial, es el momento de acercarte a ellos para informarles en qué les puedes ayudar.

 

Te sugiero que hagas un calendario comercial y que lo planifiques en función de tus recursos y tiempo.

 

En una primera toma de contacto, te animo a que seas preciso, claro y concreto.

 

En este sentido, veo ofertas comerciales en el nicho de la Música Clásica que si te soy sincero, son infumables; páginas y páginas con Biografías, explicaciones que no van a ningún sitio y un material multimedia de muy baja calidad.

 

Por lo que te animo a que ese primer contacto lo hagas mediante una ficha comercial.

 

Seduce a tu futuro cliente con una página.

 

En el siguiente enlace, te paso una infografía que te ayudará a Crear la ficha comercial perfecta.

 

Seguramente la primera toma de contacto la tendrás que hacer vía e-mail, aquí encontrarás otra infografía que te guiará para crear un e-mail de manera eficaz  por la web Más que Negocio.

 

Si lo que ofertas es un concierto en directo, muy difícil va a ser que adquieran tus servicios por este canal, sobre todo si no eres muy conocido en el sector; te comento esto por mi propia experiencia.

 

Por lo que tendrás que contactar con tu cliente potencial al poco tiempo de haberles enviado la oferta.

 

Una llamada telefónica que te abra paso a conseguir una entrevista comercial.

 

Es en esta entrevista donde tendrás más posibilidades de conseguir cautivar y persuadir a tu cliente. Ten en cuenta que empatizar, caer bien y transmitir confianza es fundamental para que puedas conseguir tus objetivos en esa entrevista.

 

Y recuerda que no vas a Vender tu Concierto por sus características, sino por los Beneficios de éste.

 

Para ayudarte, aquí tienes una infografía con todos los pasos para preparar e implementar tu Entrevista Comercial

 

Ten en cuenta que una venta no se materializa hasta que cobras los servicios prestados, es decir, tendrás a partir de este momento mucho trabajo.

 

Preproducción, Producción y Posproducción. En cada una de estas fases hay diferentes tareas y que en este Post no te puedo contar, quizás en otra ocasión.

 

Lo que sí quiero transmitirte es que durante ese proceso, todo lo que hagas deberá estar enfocado a tu cliente.

 

Plan de Patrocinio para tu Proyecto Musical

 

Para conseguir recursos económicos también puedes implementar un plan de patrocinio y/o mecenazgo.

 

La diferencia entre ambos es que el primero te exigirá, con total seguridad, un retorno de su aportación vía contrato y que con norma general, estará vinculado a publicidad.

 

El mecenas, lo que hace es hacer una aportación solidaria y en teoría no está interesado en que le hagas publicidad, aunque seguramente le encantará que lo menciones.

 

Para el Patrocinador este Dossier que estamos haciendo es absolutamente imprescindible, sin embargo, habría que añadir un apartado más y sería este.

 

Ten por seguro que no todas las empresas son interesantes para tu proyecto.

 

Tienes que encontrar empresas con valores similares a los tuyos y a los de tu proyecto.

 

Empresas que les interese lo que tu hagas y que aportes valor a su marca.

 

Además tendrás que poner en este plan todas y cada una de las menciones que harás de los patrocinadores, tanto en el entorno On Line como el Off Line.

 

Ten en cuenta que si has conseguido varios Patrocinadores, deberías hacer las menciones en función de sus aportaciones, al igual que los espacios y soportes que utilices para ello.

 

La mejor manera de conseguir cautivar a estos Patrocinadores, es mediante entrevistas personales.

 

Asimismo, te van exigir al final del proyecto, un informe con el impacto del mismo en los diferentes soportes y medios que se hayan utilizado, es decir, tienes que justificar las aportaciones de éstos.

 

Calendario de Acciones

 

La planificación para cualquier Proyecto es crucial y los plazos para la implementación de acciones es fundamental.

 

El Diagrama de Gantt es una herramienta muy útil y sencilla. Te ayudará a programar las tareas del proyecto y llevar un control de las mismas.

 

Te paso un artículo en el que podrás descubrir la herramienta. ¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve? de OBS Business School.

 

Lo importante en el Calendario de acciones es que seas capaz de seleccionar las tareas que son claves para tu proyecto, ubicarlas en un espacio temporal en el que la implementación sea óptima y que además, tengas la habilidad de ordenarlas en función de cada fase del proyecto y de lo relevante que sea en el mismo.

 

Asimismo, es fundamental incorporar la persona responsable de cada una de las acciones y los objetivos en cada una de ellas.

 

A mi también me gusta medir por acciones, por lo que puedes incluir indicadores para cada una de ellas y valorar el resultado y todo lo que ha ocurrido.

 

La medición de cada una de las acciones, hará que veas sobre la marcha como está funcionando tu plan de acción y quizás, veas que hay cosas que no marchan bien y debes cambiar.

 

Presupuesto para tu Proyecto Musical

 

Que te voy a contar, pero ya sabes que todo cuesta dinero.

 

Cuantificar cada una de las acciones y los costos implícitos en cualquier tipo de proyecto es crucial para el éxito del mismo.

 

Cuantificación de Costos

 

Lo primero que tendrás que hacer es enumerar cada uno de los costos que tu proyecto musical conlleva.

 

Costos en cada una de las áreas (producción, marketing, distribución, comerciales…) y que tendrás que prevenir.

 

Te sugiero que adoptes el criterio de prudencia a la hora de cuantificarlos, para así no tener sorpresas.

 

Aquí también incluiría un apunte que llamaría gastos de difícil justificación, ya que seguramente habrán gastos imprevistos que no habrás prevenido anteriormente. La cuantificación del mismo, depende del proyecto, pero rondaría entre el 1% y el 3% del presupuesto total.

 

Previsión de ingresos (ventas)

 

Asimismo tendrás que realizar una previsión de los ingresos que conseguirás en concepto de ventas.

 

Aquí te sugiero que aunque propongas un plan de ventas motivador y ambicioso, también pongas los pies en el suelo e intentes ser lo más realista posible.

 

Si consigues otros ingresos, por ejemplo de Patrocinadores, subvenciones o de otra naturaleza, pero que no vengan de tu actividad comercial directa de la venta de tus productos/servicios, los puedes incluir en este apartado, aunque yo lo haría una vez esté consolidado y cobrado.

 

De hecho, no contaría con ellos de cara a pensar y reflexionar sobre la viabilidad de tu proyecto.  

 

Previsión de necesidades de caja

 

Este apartado es crucial para tu plan económico.

 

Ten claro que una venta no se cobra como mínimo hasta que hayas finalizado el servicio, sin embargo y en la mayoría de ocasiones, el cobro del mismo se puede hacer efectivo a semanas o meses vista.

 

No obstante vas a tener obligaciones que tendrás que afrontar si o si.

 

Pagos a la Seguridad Social, Hacienda, Proveedores,…

 

Por lo que si no cuentas con financiación a corto plazo (cuenta de crédito, préstamo a corto plazo u otros productos financieros) te sugiero que hagas una buena previsión de tus obligaciones de pago y que las tengas cubiertas.

 

De no ser así, tu proyecto puede peligrar y aunque sea viable, tener que cerrar por no poder hacer frente a las mismas.

 

Necesidades financieras

 

Si tu proyecto es de nueva creación, las ventas pueden tardar días, semanas y hasta meses una vez salgas al mercado.

 

Por lo que vas a necesitar financiación para poder sobrevivir el tiempo necesario hasta que lleguen tus ingresos.

 

En este sentido sí que te aconsejo que seas muy cauto y no calcules al límite.

 

Consigue financiación con un buen margen, te propongo que como mínimo, puedas afrontar los gastos de tu proyecto durante 12 meses sin ingresos.

 

Con estos datos ya puedes calcular tu inversión inicial y la misma la podrás conseguir de diferentes maneras.

 

Aportación de socios, ayuda de familiares o amigos y/o productos financieros.

 

Dependiendo de la naturaleza de tu proyecto, hasta podrías optar por otras modalidades de financiación como por ejemplo, una campaña de crowdfunding en plataformas como verkami, goteo, lanzamos…

 

Sin embargo y si optas por financiarte mediante pequeños pagos de mucha gente (micromecenazgo), también tendrás que planificar muy bien tu campaña para que ésta tenga éxito.

 

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Con este post doy por cerrado el conjunto de artículos dedicados a la elaboración de un dossier para tu proyecto musical.

 

Voy a insistir por última vez.

 

No es un dossier comercial, es un documento que te servirá como hoja de ruta para tu proyecto.

 

También lo podrás utilizar para conseguir colaboradores, socios o financiación.

 

Como últimas sugerencias intenta poner en cada uno de los apartados lo más relevante.

 

Utiliza un lenguaje que cualquier persona pueda comprender tu proyecto.

 

Y por último, hazlo flexible, adapta el mismo a cada uno de lo interlocutores a los que tengas que presentarlo.

 

Espero haya sido de utilidad los tres artículos dedicados a la elaboración del dossier  para tu proyecto musical.

 

¿Deseas que amplíe alguno de los apartados? ¿tienes dudas en alguno de ellos? Si esto es así, no dudes en comentarme.

 

Un abrazo y hasta pronto.

by Paco Yáñez, on 22 abril, 2017

Me apasiona la Gestión de Proyectos Culturales, la Música y el Marketing. Me considero una persona accesible, amigo de mis amigos y con una familia formidable. Si quieres conocerme mejor, estás en el mejor lugar, mi Blog personal.

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